Comment connecter Gemini 2.5 à Gmail, Docs et Drive (Guide complet)

Saviez-vous que Gemini 2.5 peut désormais se connecter de manière transparente à votre Gmail, Docs et Drive ? Pourtant, peu de personnes utilisent cette fonctionnalité car, pour une raison quelconque, Google rend son activation particulièrement complexe. Aujourd’hui, je vais vous montrer comment configurer ces puissantes connexions qui transformeront votre façon de travailler au sein de l’écosystème Google. Après vous avoir guidé à travers cette configuration, je vous présenterai trois flux de travail productifs qui exploitent ces connexions, dont l’un m’a permis de réduire mon temps de recherche de moitié.

Lorsque je dirigeais mon agence marketing, gérer mon équipe et différents projets clients tout en restant au fait de toutes les informations dispersées entre emails, documents et présentations représentait un défi considérable. La capacité de faire analyser vos emails par Gemini, de rechercher dans vos documents et de générer des insights à partir de tout ce qui se trouve dans votre Drive ouvre de nombreux flux de travail qui étaient auparavant impossibles. N’hésitez pas à partager cette information avec vos collègues, car une équipe dotée d’IA devient imbattable.

Configuration des connexions Gemini 2.5 avec les applications Google Workspace

La première chose à faire est d’accéder à votre Console d’administration Google. Si vous n’êtes pas administrateur, vous devrez contacter la personne responsable pour lui indiquer que vous souhaitez activer cette fonctionnalité. Une fois dans la console, vous devrez peut-être sélectionner votre domaine, puis naviguer vers la section « IA générative ». Ensuite :

Cliquez sur l’application Gemini
Activez les fonctionnalités bêta sous les applications Workspace
Enregistrez vos modifications

Cela devrait vous rapprocher de l’objectif, mais vous devez encore vous rendre sur gemini.google.com. Là, vous devrez :

Cliquer sur les paramètres
Activer la productivité

Vous devez donc effectuer des actions à la fois côté administrateur et dans Gemini avant de pouvoir accéder à ces outils. Je ne sais pas pourquoi c’est aussi complexe, mais une fois que vous aurez terminé, lorsque vous cliquerez sur le petit symbole @, vous devriez voir apparaître tous les différents outils. Voici à quoi cela ressemble : en cliquant sur @, vous pouvez voir que nous avons accès au calendrier, à Keep, aux tâches, Gmail, Docs, Drive et Workspace. Il y a beaucoup de chevauchement entre Drive, Workspace et certains autres outils.

J’ai détaillé tout cela dans l’aide-mémoire que j’ai créé pour cette vidéo. Je crée un aide-mémoire pour chaque vidéo que je réalise. Ils sont tous immédiatement disponibles pour toute personne qui rejoint mon Patreon. Il y en a plus de 125 auxquels vous obtenez un accès instantané. Vous trouverez un lien dans la description qui vous guide à travers toutes les étapes nécessaires pour configurer cette fonctionnalité.

Trois flux de travail productifs avec Gemini 2.5 et Google Workspace

1. Intégration de Notebook LM dans Gemini via Google Docs

Maintenant que vous avez tout configuré, je veux vous montrer une astuce de productivité qui m’a beaucoup aidé récemment. Je parle souvent de Notebook LM dans mes autres vidéos et j’adore cet outil, mais je n’aime pas toujours devoir me connecter à Notebook LM, trouver le carnet particulier, la note spécifique, etc. J’aurais aimé avoir tout cela immédiatement à portée de main lorsque je travaille dans Gemini.

Voici comment j’ai pu le faire :

Prenez une note (par exemple, j’ai créé une note sur une startup de santé sur laquelle je travaille)
Sélectionnez tout le contenu de cette note et appuyez sur Ctrl+C

Retournez dans Gemini et collez-le
Utilisez ce prompt de l’aide-mémoire : « Prends les informations suivantes et convertis-les en canvas mot pour mot, sauf pour supprimer les numéros associés aux citations. »
Activez la fonctionnalité canvas et laissez-la s’exécuter

Une fois que Gemini a généré cette fonctionnalité canvas, il vous suffit de cliquer sur « Exporter vers Docs » et vous obtenez ce document issu de votre recherche Notebook LM, désormais dans votre Drive. Maintenant, chaque fois que vous faites quelque chose dans Gemini, vous pouvez immédiatement faire référence à ces documents importants.

Voici comment cela fonctionne exactement. Je retourne dans Gemini avec Gemini 2.5 Pro sélectionné et je demande : « Y a-t-il eu récemment des nouvelles versions majeures d’applications de santé destinées aux consommateurs ? » Puis je fais un suivi avec ce prompt qui appelle l’agent Google Docs avec le symbole @ : « Peux-tu corréler ces mises à jour que tu as trouvées avec mon document intitulé ‘Analyse des points problématiques dans les soins de santé’ que j’ai créé à partir de ma recherche Notebook LM ? »

Gemini a trouvé ce document et a effectué une analyse comparant cette recherche que nous venons de faire avec certains des points problématiques de notre document. Plutôt impressionnant !

2. Analyse des newsletters avec Gmail et création de briefings

Je m’abonne à plusieurs newsletters industrielles différentes, et je trouve souvent qu’il est assez difficile de suivre tout ce contenu. Je peux maintenant utiliser Gemini pour déterminer ce qui a été mentionné dans plusieurs newsletters afin de m’assurer de rester à jour.

Voici comment cela fonctionne :

Utilisez ce prompt dans Gemini : « @Gmail, peux-tu examiner mes emails des deux derniers jours, spécifiquement les newsletters sur l’IA auxquelles je suis abonné, et trouver quels sont les sujets mentionnés dans plusieurs newsletters ? »

Laissez Gemini parcourir ces newsletters et rassembler les sujets tendance

Si un sujet particulier semble intéressant, vous pouvez approfondir avec un prompt de suivi comme : « @Gmail, peux-tu me donner plus d’informations sur la famille de modèles openweight d’Alibaba mentionnée dans ces newsletters ? »

Ensuite, vous pouvez utiliser ce prompt pour formater toutes les informations recueillies dans un modèle de briefing de réunion qui est un document Google : « @Google Docs, peux-tu formater ces informations selon mon modèle de briefing de réunion ? »

Gemini récupérera ce modèle et créera un briefing de réunion parfaitement formaté. J’ai inclus un lien vers ce modèle de briefing de réunion dans l’aide-mémoire si cela vous intéresse.

Pour créer un document Google à partir de cela, demandez simplement à Gemini de le mettre dans un canvas, activez cette fonctionnalité, et vous pourrez ensuite l’exporter vers vos Google Docs. Et voilà, un magnifique briefing de réunion généré à partir de votre boîte de réception pour suivre un modèle dans vos Google Docs.

3. Triage des emails avec Gemini et Gmail

Si vous ne retenez qu’une chose de cette vidéo, c’est ce prompt : « Examine mes emails non lus. Mets en évidence les éléments d’action les plus urgents, puis liste les emails auxquels tu penses que je dois répondre. Enfin, liste les emails qui semblent être du spam ou non urgents. » Utilisez ce prompt avec @Gmail.

C’est un tel gain de temps car il signale immédiatement les éléments importants comme un suivi de lettre de l’IRS de mon comptable dont je dois absolument m’occuper. Il a également listé des choses comme des migrations d’applications et d’autres problèmes fiscaux, ainsi que différents problèmes de connexion. Je dirais qu’il a fait un assez bon travail pour signaler les choses dont je dois vraiment m’occuper. Ensuite, il a listé un tas de spams et de choses non urgentes que je peux parcourir très rapidement pour être prêt lorsque je plongerai dans ma boîte de réception.

Aperçu des autres fonctionnalités d’intégration

Voici un aperçu rapide de certaines autres fonctionnalités liées à ces intégrations :

Calendrier : L’intégration du calendrier est vraiment cool. Elle vous permet de rechercher dans votre calendrier et de trouver des événements de cette semaine ou d’il y a longtemps. Elle vous permet également de créer des événements, mais malheureusement, vous ne pouvez pas voir les calendriers d’autres personnes même si vous y avez accès, et vous ne pouvez pas encore les inviter. Je suis sûr que cela viendra.
Docs : Comme vous l’avez vu, nous pouvons rechercher des documents et utiliser la fonctionnalité canvas pour créer des documents. Il y a donc beaucoup d’intégrations puissantes ici.

Gmail : De même, vous pouvez lire et résumer des emails, mais vous ne pouvez pas encore rédiger ou envoyer des emails depuis Gemini. Mais c’est très utile pour trouver d’anciens fils de discussion et corréler des choses provenant de différentes interactions.
Autres intégrations : Il s’intègre à Keep, qui est comme leur application de notes. Je ne l’utilise pas beaucoup. Il s’intègre également à Google Tasks, donc je suppose que vous pouvez probablement créer des tâches pour vous-même et peut-être les marquer comme terminées.

Il y a beaucoup d’informations sur sa capacité à transcrire et à comprendre le contenu vidéo. Personnellement, j’ai eu du mal avec cela et je n’ai pas réussi à le faire fonctionner. Peut-être que si c’est déjà dans Meet, si vous utilisez l’outil Google lui-même, cela pourrait fonctionner. Mais j’ai essayé de télécharger quelques appels Zoom différents et il n’y a pas accédé.

Recherche approfondie à partir d’un briefing

Il y a une dernière chose que je veux vous montrer. Vous vous souvenez de ce briefing de réunion que nous avons créé ? Laissez-moi vous montrer quelque chose de cool que nous pouvons faire avec ça.

Utilisez ce prompt dans Gemini : « Prends le briefing de réunion suivant et effectue une analyse de recherche approfondie, en intégrant autant d’informations actuelles que possible. »
Copiez et collez tout le contenu du briefing
Séparez-le avec trois petites guillemets pour que Gemini sache ce qu’est le prompt et ce qu’est le contexte

Cliquez sur « Recherche approfondie »

Gemini élaborera un plan et il vous suffira de cliquer sur « Démarrer la recherche » pour qu’il génère un mini-guide impressionnant avec beaucoup plus d’informations pour vous préparer à cette réunion où vous allez discuter de ce nouveau modèle d’IA particulier.

Bien sûr, vous pouvez exporter cela vers vos documents. Mais la fonctionnalité que je trouve vraiment cool est que vous pouvez générer un aperçu audio de ceci, tout comme le podcast Notebook LM. Vous pouvez générer cela directement et avoir une idée de ce qui se passe avec cette recherche approfondie.

Cet aide-mémoire est absolument rempli de ressources et de toutes sortes d’autres prompts pour améliorer ce que nous venons de voir. Il y a un lien dans la description. Il y a également des options de coaching. Alors, jetez-y un coup d’œil.

Et puisque nous parlons de créer ces aperçus audio, je veux vous montrer comment les convertir en vidéos avec ces cinq outils gratuits pour affiner le podcast Notebook LM. Il y a un lien vers cette vidéo juste ici. Je vous y retrouve !

Featured image by Levi Stute on Unsplash