Guide Complet : Maîtrisez la Gestion de Projet avec Claude 3.7 et la Méthodologie Agile
Claude vient de recevoir une mise à jour majeure et si les développeurs en sont déjà fans, cet outil n’est pas réservé uniquement au code. Aujourd’hui, je vais vous montrer comment utiliser cet outil puissant pour gérer n’importe quel projet avec efficacité.
Pourquoi la Méthodologie Agile Est Essentielle
La création de logiciels représente l’un des types de projets les plus complexes. Pour rester efficaces, les développeurs utilisent des outils et des méthodologies puissants pour naviguer dans cette complexité. Malheureusement, la plupart des personnes en dehors du secteur technologique n’ont pas encore exploité ces ressources.
Vous avez peut-être entendu parler de la méthodologie agile, mais je parie que vous ne l’avez pas encore intégrée à votre boîte à outils de gestion de projet. C’est un sujet profond, et aujourd’hui, je vais vous donner l’essentiel (la règle du 80/20) sur la façon d’utiliser la nouvelle version de Claude pour l’appliquer.
L’un des principes fondamentaux de la méthode agile est la simplicité. Elle privilégie l’accomplissement de tâches utiles plutôt que la création d’une documentation exhaustive. Mon équipe et moi adorions créer une documentation complète au lancement d’un nouveau projet. Cela nous donnait l’impression de maîtriser la situation, mais c’était une fausse impression de confiance. Une grande partie de cette documentation devenait obsolète dès que le client changeait d’avis, ce qui arrivait souvent au début du projet.
Étape 1 : Recueillir les Informations du Projet
La première étape consiste à recueillir toutes les informations relatives au projet et à les intégrer dans l’IA. La méthode la plus simple et la plus efficace que j’ai trouvée est d’enregistrer vos appels Zoom en veillant à ce que la transcription soit activée directement dans Zoom.
Il existe de nombreux outils d’IA qui résument ces appels, mais je ne les recommande pas particulièrement. Avec la transcription Zoom, le nom de chaque intervenant est clairement identifié, une information que vous perdez lorsque vous transcrivez simplement un fichier audio. C’est essentiel pour que l’IA sache qui parle et quand. Vous ne voulez pas que l’IA confonde vos propos avec ceux du client, car cela peut créer de nombreuses erreurs par la suite.
Comme la plupart des gens utilisent déjà Zoom, c’est un moyen rapide et facile d’obtenir ces informations. Cela peut inclure des transcriptions d’appels de vente avec le client ou des réunions internes de transfert où vous discutez de ces projets en interne.
Étape 2 : Créer un Projet Claude
À partir de là, nous allons créer un nouveau projet Claude. Il suffit de faire défiler l’écran, d’aller dans « Projets » et de créer un projet. Dans mon exemple, je vais créer un site web pour des amis qui gèrent une entreprise de poterie.
ChatGPT propose également des projets, donc si c’est votre IA préférée, n’hésitez pas à l’utiliser. Vous pouvez le trouver dans la navigation de gauche. Cela fonctionnera presque de la même façon que le projet Claude, mais dans le projet Claude, le nouveau grand modèle de langage 3.7 fait vraiment un travail remarquable.
Remarque importante : Ce blog est dédié à l’exploration de différents types d’outils d’IA. Il n’existe pas d’outil unique qui fait tout, mais lorsque vous enchaînez plusieurs outils et que vous comprenez ce que chacun fait bien, c’est la meilleure approche pour apprendre l’IA. Ne tombez pas trop amoureux d’un seul outil ; en gardant l’esprit ouvert, vous pouvez rester à la pointe de cette technologie émergente.
Étape 3 : Utiliser Claude pour Définir les Objectifs du Projet
Dans ce projet Claude, la première chose à faire est de télécharger la transcription de l’appel. Ensuite, je vais utiliser une feuille de triche (cheat sheet) que je crée pour chaque vidéo. Elle comprend tout ce que nous allons aborder aujourd’hui et bien plus encore.
Je vais prendre cette invite qui dit simplement : « Veuillez prendre la transcription suivante et créer un objectif de projet SMART, en le décomposant en jalons, etc. » Nous allons l’exécuter et voir ce qui se passe.
Génial ! Nous avons maintenant défini notre objectif de projet SMART avec quelques jalons. Vous pouvez voir ici que nous utilisons Claude 3.7 Sonnet. Vous pouvez basculer entre le mode normal et le mode étendu si vous souhaitez qu’il réfléchisse un peu plus longtemps.
C’est déjà très bien, nous avons défini à quoi ressemble le succès et une feuille de route rapide pour y parvenir. Mais examinons maintenant à quoi pourrait ressembler l’échec.
L’Importance de l’Analyse Préventive des Risques
Voici une excellente invite pour réaliser ce qu’on appelle une « pré-mortem » : imaginer que le projet a échoué et déterminer pourquoi. Réfléchir à cela dès le début peut être très utile pour vous préparer au succès.
Comprendre toutes les façons dont le projet pourrait échouer est probablement encore plus important que de comprendre à quoi ressemble le succès.
Maintenant, je demande à Claude de créer un « artefact » à partir des deux dernières réponses. Un artefact est essentiellement un autre terme pour désigner un fichier qui peut être stocké ou affiché dans Claude. Vous pouvez cliquer sur ce petit bouton pour l’ajouter à votre projet actuel, et nous créons ainsi des fichiers à l’intérieur de votre projet.
En quelques invites rapides, nous avons pu nous mettre au travail très rapidement en téléchargeant cette transcription et en la convertissant en un document qui décrit à quoi ressemblent le succès et l’échec.
Étape 4 : Créer une Structure de Répartition du Travail (WBS)
Maintenant que nous avons tout chargé, il est temps de se mettre au travail. La méthodologie agile repose sur des itérations courtes ou des sprints, qui durent généralement de 1 à 4 semaines.
L’étape suivante consiste à élaborer un plan de projet plus complet ou une structure de répartition du travail (WBS) qui décrit ces différents sprints et ce que chacun fera. Je vais utiliser cette simple invite qui dit : « Compte tenu de la portée et des objectifs du projet, générez cette WBS ».
C’est peut-être un bon endroit pour utiliser le mode étendu, afin de lui donner un peu plus de temps de réflexion.
C’est super ! Claude crée automatiquement un artefact, ce qui est vraiment cool. Vous voulez vous assurer de bien l’examiner et de vérifier qu’il n’y a pas d’erreurs avant de passer à l’étape suivante.
Étape 5 : Identifier les Dépendances Entre les Tâches
L’identification des dépendances ou des relations entre les tâches sera essentielle pour la suite. Claude a rapidement analysé cela et mis à jour avec les dépendances. Maintenant, je vais ajouter cela au projet également.
Étape 6 : Créer un Diagramme de Gantt
Je vais vous montrer quelque chose de vraiment cool : nous allons créer un diagramme de Gantt. Je vais télécharger un exemple de fichier CSV du format que je souhaite pour ce diagramme de Gantt.
J’utilise cette invite qui dit : « En utilisant la structure de répartition du travail, créez un diagramme de Gantt et faites-le correspondre au fichier exemple ».
Nous allons ajouter cela à notre projet en cliquant sur ce bouton, télécharger le fichier et aller sur cet outil gratuit en ligne pour les diagrammes de Gantt. Nous devons changer le format de TXT à CSV, le télécharger, et voilà un magnifique diagramme de Gantt que nous avons créé, complet avec toutes les dépendances.
C’est fantastique ! Vous pouvez l’intégrer sur votre site web et l’utiliser de nombreuses façons. Cela impressionnera vos parties prenantes en montrant à quel point vous maîtrisez la situation. Ils peuvent cliquer ici et voir tout ce qu’ils ont besoin de voir, et nous pourrons utiliser l’IA pour le mettre à jour au fur et à mesure des changements, comme c’est toujours le cas.
Étape 7 : Gérer la Communication avec les Parties Prenantes
C’est là que la communication avec les parties prenantes devient cruciale. C’est une autre valeur fondamentale de la méthode agile : tenir le client informé. Il peut s’agir d’un client interne, peut-être votre patron ou d’autres parties prenantes, ou d’un client externe.
Je me souviens clairement de moments où nous pensions avoir compris les besoins du client, où nous avons avancé et fait beaucoup de travail, pour finalement devoir tout refaire. Garder les clients informés peut vraiment porter ses fruits plus tard.
Je vais utiliser cette invite qui dit simplement : « En utilisant la transcription de l’appel dans votre base de connaissances, listez toutes les parties prenantes potentielles ».
Claude a identifié des éléments auxquels je n’aurais même pas pensé, comme différents marchés locaux et boutiques régionales qu’il peut être utile de tenir informés pendant que nous construisons ce site. Je vais lui demander de créer un artefact pour que nous puissions facilement l’ajouter à notre base de connaissances.
J’aime également créer un projet séparé uniquement pour la communication avec les parties prenantes. Je vais l’appeler « Site Web Poterie – Communications » et y copier-coller les principales parties prenantes.
Maintenant, je vais prendre ces instructions et les charger dans le projet de communication. Ces instructions décrivent simplement ce que nous voulons accomplir avec ce projet de communication particulier. Ce sera notre centre pour toute communication qui doit être envoyée à ces parties prenantes.
Il est préférable de créer un email pour chacune d’entre elles qui contient spécifiquement ce qu’elles ont besoin de savoir, plutôt qu’un email générique contenant trop d’informations. Cela nous fera gagner beaucoup de temps, car nous n’aurons pas à rédiger chacun d’entre eux individuellement ; nous pouvons laisser l’IA le faire.
Je demande simplement à Claude de « créer un court email présentant chaque partie prenante au nouveau projet » et, comme nous l’avons indiqué dans les instructions, il a commencé par la propriétaire, en créant un bel email pour elle. Maintenant, il en crée un pour son assistante et va passer en revue chaque partie prenante de cette manière, en informant chaque personne exactement de ce qu’elle doit savoir, quand elle doit le savoir.
Cela peut être un outil puissant pour guider tous les intervenants vers un projet réussi, car de nos jours, aucun projet n’est simple. Il y a toujours une complexité cachée et, comme le dit David Bowie, nous devons faire face aux étranges changements.
Gérer les Changements de Portée (Scope Creep)
Il existe un livre sur la méthodologie agile intitulé « The Agile Samurai » que je recommande à tous les chefs de projet. Il m’a donné une excellente phrase pour lutter contre l’élargissement de la portée. L’auteur recommande simplement de dire : « Ajouter quelque chose sans rien supprimer n’est que de la pensée magique. »
Je pense que cela résonne particulièrement si vous avez clairement communiqué la feuille de route à votre client ou à votre partie prenante. Je sais par expérience à quel point il peut être douloureux d’être informé d’un changement majeur dans un projet, mais comme le dit Ray Dalio, nous devons « embrasser la réalité et y faire face ».
Voici une séquence d’invites qui peuvent vous aider lorsque ces changements majeurs surviennent :
1. « Le problème suivant est survenu, réfléchissez à autant d’approches diverses que possible pour ce problème. »
2. Puis vous listez le problème
3. Vous choisissez la meilleure option
4. Vous demandez à Claude de mettre à jour la WBS, le diagramme de Gantt et de créer un résumé détaillé
Vous pouvez ensuite charger ce résumé dans le projet de communication pour informer tout le monde que vous maîtrisez la situation et voici votre plan d’attaque.
Intégration avec d’Autres Outils de Gestion de Projet
Voici une autre idée avancée que vous pourriez essayer : si vous utilisez un logiciel de gestion de projet comme Monday, Teamwork ou Basecamp, vous pouvez utiliser Claude pour créer des fichiers que vous pouvez télécharger dans de nouveaux tableaux ou de nouveaux projets dans ces différents outils.
Prenez cette transcription et, de la même manière que nous avons créé ce diagramme de Gantt, demandez à Claude de créer un fichier de tableau ou de projet que vous pouvez ensuite télécharger dans votre logiciel.
Conclusion et Ressources Supplémentaires
Comme je l’ai dit précédemment, l’application de cette méthodologie agile à la gestion de projet est un sujet très profond. La feuille de triche est absolument remplie de toutes sortes de ressources sur la façon d’améliorer ce que je viens d’expliquer. Elle comprend également mes notes sur « The Agile Samurai », que je pense que chaque chef de projet devrait consulter.
Cette feuille de triche fait plus de 20 pages et il y en a plus de 120 immédiatement accessibles à toute personne qui rejoint mon Patreon. Il y a un lien dans la description, consultez-le. Il y a également des options de coaching.
Mais maintenant, je tiens à vous féliciter. Vous y êtes arrivé ! Vous disposez maintenant de ce nouvel outil puissant dans votre arsenal de gestion de projet. Même lorsque les choses deviennent compliquées, vous avez désormais une voie claire à suivre, et ce n’est que le début. Plus vous l’appliquerez, plus vous deviendrez puissant.
La seule question est donc : comment allez-vous l’utiliser ? Déposez votre réponse dans les commentaires, je veux sincèrement le savoir.
